В современном мире event В2В – мощный инструмент, который помогает строить прочные и доверительные отношения. Он позволяет не только презентовать продукт, но и общаться с целевой аудиторией, обмениваясь опытом. В2В встречи – возможность найти новых партнеров и клиентов. Но чтобы инвестиции в нетворкинг или семинары окупались новыми лидами, сделками и повышением деловой репутации, нужно правильно организовать мероприятие.
Подготовка и проведение ивента В2В: правильно ставьте цели
Чтобы провести бизнес-мероприятие, нужно правильно ставить цели:
- Лидогенерация. Это самая распространенная цель, ведь без устойчивого потока клиентов успешный бизнес не может существовать. Любой компании нужны новые заказчики, а бизнес-мероприятия – хорошая возможность их получить.
- Заключение сделок. Компания, которая организует мероприятие, может иметь целью заключение соглашений о сотрудничестве с новым поставщиком, приобретение нового бизнеса или стратегическое партнерство.
- Брендинг. Позиционирование компании как эксперта и лидера в той или иной отрасли. Акцент делается на повышении узнаваемости и доверия к бренду.
- Образовательный формат. Такая цель не связана с продажами. Цель мероприятия – предоставить целевой аудитории максимум полезной информации. Важно создать платформу для обмена знаниями и опытом, чтобы участники могли получить новые инсайты и идеи, которые смогут применить в своей практике. Это не только повышает ценность бизнес-мероприятия, но и укрепляет отношения между участниками. Очень часто это приводит к новым возможностям и сотрудничеству в будущем.
При организации ивентов стоит не только ставить себе цель, но и правильно выбирать формат – это часть успеха.
Какой формат выбрать для деловых встреч
Выбор формата будет зависеть от целевой аудитории и поставленных целей:
- Конференции. Они проводятся чаще всего и позволяют собрать большое количество участников из разных компаний и направлений. Цель конференции – обмен опытом. Организаторы могут рассказать о новом продукте, услуге или исследовании. Чтобы заинтересовать максимальное количество гостей, понадобится качественный контент и авторитетные спикеры. Конечно, не обойтись без специального технического оборудования: экранов, микрофонов, проекторов. Нужны также и раздаточные материалы, например, брендированные блокноты для записей.
- Бизнес-завтрак. Этот формат позволяет обсудить две-три конкретные темы или решить пару задач. Поскольку бизнес-завтраки проводятся в узком кругу, то прекрасно подходят для работы с VIP-клиентами. Кроме канцелярии, флипчарта, папок и блокнотов понадобится вкусная еда, которую можно заказать в компании Дзыга.
- Семинар (Воркшоп). Это также обучающий формат, но по сравнению с бизнес-конференцией он менее масштабный. Его задача – «рассказать» всем присутствующим о новых технологиях или методах. На этом бизнес-мероприятии участники тесно взаимодействуют между собой и со спикерами. Семинар – ивент, на котором не обойтись без карандаша, ручки и блокнота.
- Networking-встреча. Это формат для тех, кто думает, как организовать В2В мероприятие и ищет что-то простое, но в то же время действенное. Цель networking-встречи – неформальное общение. Минимум докладов, максимум возможностей для знакомств.
- Выставка. Она позволяет продемонстрировать продукт или услугу широкой публике и собрать максимальное количество лидов.
Также это может быть вебинар, хакатон или формат «круглого стола».
В2В мероприятия: как определиться с аудиторией и как разослать приглашения
В первую очередь нужно определить портрет вашей аудитории. Стоит обращать внимание на должность, направление бизнеса, сферу ответственности и геолокацию. Правильно подобрав ЦА, вы сможете увеличить продажи, получите новые и полезные знакомства, а также сформируете положительный имидж.
Чтобы пригласить нужных людей на ивент, можно использовать различные каналы. Основным инструментом является электронная почта. Персонализированные приглашения отправляют через базы данных. Также можно использовать социальные сети. Например, LinkedIn или Facebook. Для этого стоит создавать события, таргетированную рекламу или публиковать посты в профильных сообществах.
Если вы будете работать со спикерами, попросите их распространить информацию среди своей аудитории. Также можно использовать профессиональные сообщества.
RSVP (запрос ответа от приглашенного человека) – действенный инструмент, которым пользуется бизнес. Эта система позволяет контролировать количество гостей, готовить материалы и планировать кейтеринг.
Ивент в формате В2В: как выбрать локацию
Выбирая место проведения ивента, стоит помнить, что оно должно соответствовать имиджу компании, формату мероприятия и быть удобным для всех участников.
Самое популярное место для проведения бизнес-мероприятий – залы. Они могут вмещать как 50, так и значительно больше гостей. Обычно такие помещения полностью оборудованы необходимыми средствами коммуникации: системами обогрева и кондиционирования, а также быстрым Wi-Fi. Они идеально подходят для проведения конференций, семинаров и других мероприятий формата В2В.
Многие организаторы заказывают кейтеринг в компании Дзыга. Это удобно и эффективно. Во-первых, вы экономите время – у нас все продумано, доставлено и оформлено. Во-вторых – это подтвердит профессиональный имидж вашей компании. Наш сервис и оформление только подчеркнут ценность бренда. В-третьих, мы практикуем гибкость. Это позволяет подобрать уровень сервиса под любой формат.
Программа инвента Б2Б
Для проведения ивента Б2Б нужен план. Грамотно разработанная программа – это плюс к вашей репутации. В нее обычно включают:
- Доклады и панельные дискуссии. Они могут проводиться в разных форматах. Например, экспертная дискуссия – это обмен знаниями и обсуждение различных проблем. Дебаты – отстаивание той или иной точки зрения. Доклады и дискуссии лучше чередовать – так можно получить хороший результат.
- Интерактивное обсуждение. Оно предполагает обсуждение выбранной темы в формате «вопрос-ответ». Это оживляет мероприятие.
- Нетворкинг. Это свободное общение в неформальной обстановке. А еще это возможность узнать что-то новое, приобрести контакты, клиентов, партнеров и инвесторов.
И, конечно, не забывайте делать перерывы между блоками. Во время инвенту В2В они играют большую роль. Благодаря перерывам присутствующие «перезагружаются», обдумывают услышанное и обмениваются мнениями с коллегами. Кроме того, это новые знакомства и партнерства.
Обслуживание и кейтеринг
Конференции, семинары и другие встречи в формате В2В занимают много времени. Конечно, гостям нужен отдых. Для этого можно недалеко от локации организовать зону отдыха — пространство с пуфами или мягкими креслами, на которые можно присесть. К этому всему стоит заказать кейтеринг.
Обязательный атрибут таких ивентов – кофе-брейк. Это отличный способ показать гостям свою заботу и еще раз подчеркнуть статус компании. Кофе-брейк – возможность лучше пообщаться с партнерами или другими людьми, которых может заинтересовать ваш бизнес. Это также возможность обсудить некоторые вопросы тет-а-тет.
Если вы думаете, что еще нужно для организации мероприятия В2В, то в свой план можете вписать бизнес-ланч. Его используют для того, чтобы заинтересовать новых клиентов и удержать тех, с кем вы работаете не первый месяц. Вы также можете открыть новые каналы для дальнейшего продвижения своих услуг или товара, а также сформировать новые партнерские связи.
Подарки и брендинг
В мире бизнеса брендинг очень важен. Самый эффективный способ оставить о себе положительное впечатление – подарки. Это не просто вещь, которую приятно получить, это инструмент, который работает на вас. Что же можно подарить гостям? Вот несколько идей:
- Бейджи. Это не просто идентификация участника конференций, нетворкинга или семинара. Они могут изготавливаться в цветах компании и иметь логотип. Благодаря такому подходу удается создать единый стиль мероприятия, что способствует формированию положительного впечатления об организаторах инвенту.
- Welcome packs. Приветственные подарки, которые получают участники в начале бизнес-мероприятий, могут включать в себя полезные материалы. Например, программки, блокноты и ручки.
- Сувенирная продукция. Она может быть разной: от ручек и блокнотов до стильных чашек с логотипом – каждая вещь будет напоминать о вашем бренде.
Правильный выбор подарков – возможность создать положительный имидж компании и расширить свои бизнес-контакты.
Сбор фидбека и аналитика
После проведения встречи в формате В2В важно получить фидбек. Благодаря обратной связи можно понять, насколько успешной была networking-встреча, семинар или конференция и что можно улучшить. Кроме того, фидбек помогает укрепить отношения с участниками бизнес-ивента, показывая, что их мнение для вас очень важно.
Вы можете просить как письменный (анкеты), так и устный фидбек. Что касается последнего, он должен происходить при ограниченном количестве участников или лицом к лицу.
Деловые встречи – то, что практикуют все компании, которые стремятся развиваться, ищут новых клиентов и партнеров. Чтобы они прошли успешно, нужно все грамотно планировать. Стоит определиться с целью мероприятия, форматом, подобрать локацию, разослать приглашения и выбрать подарки. Только грамотно спланированный ивент позволит достичь желаемых результатов, привлечь целевую аудиторию и создать положительное впечатление о компании.
