В сучасному світі event В2В – потужний інструмент, який допомагає будувати міцні та довірливі відносини. Він дозволяє не тільки презентувати продукт, а й спілкуватися з цільовою авдиторією, обмінюючись досвідом. В2В зустрічі – можливість знайти нових партнерів та клієнтів. Але щоб інвестиція в нетворкінг чи семінари окупувалася новими лідами, угодами та підвищенням ділової репутації, потрібно правильно організувати подію.
Підготовка та проведення івенту В2В: правильно ставте цілі
Щоб провести бізнес-подію, потрібно правильно ставити цілі:
- Лідогенерація. Це найпоширеніша мета, адже без стійкого потоку клієнтів успішний бізнес не може існувати. Будь-якій компанії потрібні нові замовники, а бізнес-події – гарна можливість їх отримати.
- Укладання угод. Компанія, яка організовує подію, може мати на меті укладання угод про співпрацю з новим постачальником, придбання нового бізнесу чи стратегічне партнерство.
- Брендинг. Позиціювання компанії як експерта та лідера в тій чи іншій галузі. Акцент робиться на підвищенні впізнаваності та довіри до бренду.
- Освітній формат. Така ціль не пов’язана продажами. Мета інвенту – надання цільовій авдиторії максимум корисної інформації. Важливо створити платформу для обміну знаннями та досвідом, щоб учасники могли отримати нові інсайти та ідеї, які зможуть застосувати у своїй практиці. Це не лише підвищує цінність бізнес-події, але й зміцнює відносини між учасниками. Дуже часто це призводить до нових можливостей й до співпраці в майбутньому.
При організації івентів варто не тільки ставити собі мету, а й правильно обирати формат – це частина успіху.
Який формат вибрати для ділових зустрічей
Вибір формату буде залежати від цільової авдиторії та поставлених цілей:
- Конференції. Вони проводяться найчастіше та дозволяють зібрати велику кількість учасників з різних компаній та напрямків. Ціль конференції – обмін досвідом. Організатори можуть розказати про новий продукт, послугу чи дослідження. Щоб зацікавити максимальну кількість гостей, знадобиться якісний контент та авторитетні спікери. Звичайно, що не обійтися без спеціального технічного обладнання: екранів, мікрофонів, проекторів. Потрібні також і роздаткові матеріали, наприклад, брендовані блокноти для записів.
- Бізнес-сніданок. Цей формат дозволяє обговорити дві-три конкретних теми чи вирішити пару задач. Оскільки бізнес-сніданки проводяться у вузькому колі, то чудово підходять для роботи з VIP-клієнтами. Крім канцелярії, фліпчарту, папок та блокнотів знадобиться смачна їжа, яку можна замовити в компанії Дзиґа.
- Семінар (Воркшоп). Це також навчальний формат, але в порівнянні з бізнес-конференцією він менш масштабний. Його задача – «розповісти» всім присутнім про нові технології чи методи. На цій бізнес-події учасники тісно взаємодіють між собою та зі спікерами. Семінар – івент, на якому не обійтися без олівця, ручки та блокнота.
- Networking-зустріч. Це формат для тих, хто думає як організувати В2В подію та шукає щось просте, але водночас дієве. Мета networking-зустрічі – неформальне спілкування. Мінімум доповідей, максимум можливостей для знайомств.
- Виставка. Вона дозволяє продемонструвати продукт або послугу широкому загалу та зібрати максимальну кількість лідів.
Також це може бути вебінар, хакатон чи формат «круглого столу».
В2В події: як оприділитися з авдиторією та як розіслати запрошення
В першу чергу потрібно визначити портрет вашої авдиторії. Варто звертати увагу на посаду, напрямок бізнесу, сферу відповідальності та геолокацію. Правильно підібравши ЦА, ви зможете збільшити продажі, отримаєте нові та корисні знайомства, а також сформуєте позитивний імідж.
Щоб запросити потрібних людей на івент, можна використовувати різні канали. Основним інструментом є електронна пошта. Персоналізовані запрошення відправляють через бази даних. Також можна використовувати соціальні мережі. Наприклад, LinkedIn чи Facebook. Для цього варто створювати події, таргетовану рекламу чи публікувати дописи у профільних спільнотах.
Якщо ви будете працювати зі спікерами, попросіть їх про поширення інформації серед своєї авдиторії. Також можна використовувати професійні спільноти.
RSVP (запит відповіді від запрошеної людини) – дієвий інструмент, яким користується бізнес. Ця система дозволяє контролювати кількість гостей, готувати матеріали та планувати кейтеринг.
Івент в форматі В2В: як вибрати локацію
Вибираючи місце проведення івенту, варто пам’ятати, що воно повинно відповідати іміджу компанії, формату події та бути зручним для всіх учасників.
Найпопулярніше місце для проведення бізнес-івентів – зали. Вони можуть вміщати як 50, так і значно більше гостей. Зазвичай такі приміщення повністю обладнання необхідними засобами комунікації: системами обігріву та кондиціонування, а також швидким Wi-Fi. Вони ідеально підходять для проведення конференцій, семінарів та інших подій формату В2В.
Багато організаторів замовляють кейтеринг в компанії Дзиґа. Це є зручно та ефективно. По-перше, ви економите час – у нас все продумано, доставлено та оформлено. По-друге – це підтвердить професійний імідж вашої компанії. Наш сервіс та оформлення тільки підкреслять цінність бренду. По-третє, ми практикуємо гнучкість. Це дозволяє підібрати рівень сервісу під будь-який формат.
Програма інвенту В2В
Для проведення івенту В2В потрібен план. Грамотно розроблена програма – це плюс до вашої репутації. В неї зазвичай включать:
- Доповіді та панельні дискусії. Вони можуть проводитися в різних форматах. Наприклад, експерта дискусія – це обмін знаннями та обговорення різних проблем. Дебати – відстоювання тієї чи іншої точки зору. Доповіді та дискусії найкраще чергувати – так можна отримати гарний результат.
- Інтерактивне обговорення. Воно передбачає обговорення обраної теми у форматі «питання-відповіді». Це оживляє подію.
- Нетворкінг. Це вільне спілкування в неформальній обстановці.А ще це можливість взнати щось нове, здобути контакти, клієнтів, партнерів та інвесторів.
І, звичайно, не забувайте робити перерви між блоками. Під час інвенту В2В вони відіграють велику роль. Завдяки перервам присутні «перезавантажуються», обдумують почуте та обмінюються думками з колегами. Крім того, це нові знайомства та партнерства.
Обслуговування та кейтерінг
Конференції, семінари та інші зустрічі в форматі В2В займають багато часу. Звісно, гостям потрібен відпочинок. Для цього можна недалеко від локації організувати зону відпочинку – простір з пуфами чи м’якими кріслами, на які можна присісти. До цього всього варто замовити кейтеринг.
Обов’язковий атрибут таких івентів – кава-брейк. Це чудовий спосіб показати гостям свою турботу та ще раз підкреслити статус компанії. Кава-брейк – можливість краще поспілкуватися з партнерами чи іншими людьми, яких може зацікавити ваш бізнес. Це також можливість обговорити деякі питання тет-а-тет.
Якщо ви думаєте, що ще треба для організації інвенту В2В, то в свій план можете вписати бізнес-ланч. Його використовують для того, щоб зацікавити нових клієнтів та утримати тих, з ким ви працюєте не перший місяць. Ви також можете відкрити нові канали для подальшого просування своїх послуг чи товару, а також сформуєте нові партнерські зв’язки.
Подарунки та брендинг
У світі бізнесу брендингу є дуже важливим. Найефективніший спосіб залишити про себе позитивне враження – подарунки. Це не просто річ, яку приємно отримати, це інструмент, який працює на вас. Що ж можна подарувати гостям? Ось декілька ідей:
- Бейджі. Це не просто ідентифікація учасника конференцій, неткворрінгу чи семінару. Вони можуть виготовлятися у кольорах компанії та мати логотип. Завдяки такому підходу вдається створити єдиний стиль події, що сприяє формуванню позитивного враження про організаторів інвенту.
- Welcome packs. Вітальні подарунки, які отримують учасники на початку бізнес-подій, можуть включати в себе корисні матеріали. Наприклад, програмки, блокноти та ручки.
- Сувенірна продукція. Вона може бути різною: від ручок і блокнотів до стильних чашок з логотипом – кожна річ буде нагадувати про ваш бренд.
Правильний вибір подарунків – можливість створити позитивний імідж компанії та розширити свої бізнес-контакти.
Збір фідбеку та аналітика
Після проведення зустрічі у форматі В2В важливо отримати фідбек. Завдяки зворотному зв’язку можна зрозуміти, наскільки успішною була networking-зустріч, семінар чи конференція та що можна покращити. Крім того, фідбек допомагає зміцнити відносини з учасниками бізнес-івенту показуючи, що їхня думка для вас є дуже важливою.
Ви можете просити як письмовий (анкети) так і усний фідбек. Що стосується останнього, він має відбуватися при обмеженій кількості учасників або віч-на-віч.
Ділові зустрічі – те, що практикують всі компанії, які прагнуть розвиватися, шукають нових клієнтів та партнерів. Щоб вони пройшли успішно, потрібно все грамотно планувати. Варто оприділитися з ціллю події, форматом, підібрати локацію, розіслати запрошенні та вибрати подарунки. Тільки грамотно спланований івент дозволить досягти бажаних результатів, залучити цільову авдиторію та створити позитивне враження про компанію.
